（1）所谓报告、联络、接洽

「有始则有终」。凡事以做到有始有终为最重要。

● 不是工作的结尾而是下一步骤的开始

被指示命令的事通知结果，通知有关单位参考事项，同时亦就协同作业接洽。

● 是促使业务流程圆滑的润滑油

如果不是信息的交换、具有神经组织的功用、一切作业集中在共同目标，就不能称为综合力量。

● 是提高作业能力的场合

使用报告、联络、接洽，就自己工作的做法、想法，听取对方的意见要求，予以改善。

● 是知悉对方的立场及想法，提高团队作业的场合

学习情报整理的做法。

站在全企业的立场，如何贡献。

不要以自己为中心的做法。

（2）报告、联络、接洽做法

● 报告的简洁化、定型化

报告的内容，应按照目的，不论是文书、口头，应加以简洁化、定型化。

简洁化就是使重点鲜明。重点是：第一、提出结论、结果。第二、就是倾向。第三、就是问题点与对策。

定型化就是将报告的做法加以成型，文书报告就是加以格式化。

○ 经营活动的纪录

把计划的效果或作业的成果继续的纪录，就一定的事实，知悉其倾向，活用于政策的决定。（使用统计或图表）

○ 预定与实绩的差异分析

分析差异，可解决问题点。

○ 对例行事务的实施认识

每周、每月、每年定期实施者，以行事表确认必要业务。

○ 日报、周报、月报方式

因为是数字的排列，其判定需要经验。

○ 笔记本方式

员工携带笔记本、使用于指示命令、对它的报告、作业状况等意见呈报、联络方面。

○ 书面或联络单方式

以书面或联络单支持或联络的事项，须以彩色笔记入处置事项（了解、处理完妥、其它），送返发文者。

如此可节省确认指示者，确实实施的手续，同时可以确认报告事项的指示内容。

○ 日记簿方式

按单位别放置配合目的之日记簿，将有关一切事项记入，记入方式为一项一页。

日记打页数后，由有关者阅览。处理事项以彩色笔记入于该页，处理完后，画红斜线剪除右上角。

为避免书面或指示单、联络单的散失，应了解过去的经历，并使用日记簿。

在单位内及时常需要联络之单位间设置。

○ 会议方式

每天朝会后或中餐后与有关的部下接洽业务。

业务回报规定、定期报告等事项，予以朗读。

● 良好报告之着眼

○ 事前报告

将报告提出的方法，是提早的事前报告，并不是事实后之事后报告。

○ 自发报告

上司所要求的报告，并不是报告的次数或时间，而是自发性的报告。

● 报告方法

自己拿去。

只报告例外事项。

将倾向与结论报告

善用图表。

比较实绩与预定。

只报告选出的项目。

简单明了的说明。

（单位求简单，数字算至三（千）位）

表现方法的戏剧化。

勤于中间报告。

传达时留意报告的对方、事项、时机。

● 报告的准备

将「什么」向「谁」报告。

决定报告的顺序与要点。

以口头或以书面。

有必要时准备实物、图书、资料。

调查实例。

考虑报告的「时」与「所」。

● 什么时候报告

工作完毕时，立即报告。

长期的工作时，在中间。

发生特殊事项，状况有显著的变化时。

工作比预定迟延时。

已有结果的希望时。

由会议、接洽、出差回来时。

● 有书面报告的必要

内容复杂时。

有数字的必要时。

有留纪录的必要时。

要向有关对方（企业内、外）报告时。

● 报告、联络的做法

对命令的人。

按结论→理由→经过的顺序。

事实正确、强调要点。

简单、明了、具体。

站在接受报告者的立场。

明示情报、资料的来源。

● 以口头报告

报告之前先确认对方的方便。

对方站着时，这边也站着。

不做随便的态度或用辞。

沉着、抓住要点。

一方面确认对方的了解度。

※例如：

S 君：「经理，能否打扰五分钟，是关于前次某某的事，想向您报告。」

经理：「哦，结果呢？」

S 君：「调查○○与△△的结果，结论就是 1 、 … 。 2 、 … 。理由是 1 、 … 。 2 、 … 。的两点。详细的请看这个报告。」

（如果会浪费时间的话）

「可能会浪费时间，可以吗？或者用书面，以后报告好吗？」确定对方的方便。

（3）报告书的写法

● 准备

把资料完全的准备好。抓住要点，写出大纲。

● 写法

首先写标题与结论。统一文体，缩短文章。

做小目录，简列内容。

避免被动的表现。

引起注意的办法。

利用颜色。

以线条与空间强调。

● 研讨

要点是否有遗漏。

是否表现得简洁。

表现是否有错误。

文字、句逗号、助词是否有错误。

（4）联络单、留言单

电话的接听、与外部的应接纪录、要事的传达、委托、处理的报告，不仅依赖口头或电话外，尚必须将要点简明的通知（以笔录）。

笔录的利用、是使要事的确认、备忘、经过及措施明确，以供日后之参考。

笔录时注意：日期、时间要记录；事由、本文要列举；发文者具名；受文者以「阅」或其它笔录，返还。

（5）电话留言日志

直接使用电话时，在电话机随手处，设电话受理日志，不使用笔录便条。

使用电话日志时：

日期、受理时间、接听者、对方、由何处、要件、处理情形、记事等，均应记入。

外出者必须看这本日志予以处理。

（6）查核要点

● 使报告联络习惯化以亲自体会

基本动作，以达成体会之程度才是要点。

不断地将报告意识与必要性，说给自己听。

累积小型传话。（在走廊、厕所、电话）

养成将每天业务整理习惯，体会报告、联络要点的要领。

● 体会整理报告要旨的技术

报告变成漫长就不行，相反的焦点模糊也不行。简洁而得体的报告与整理联络要点的技术最为重要。

养成在备忘、手册或文书上，写而整理或写的习惯。

按结论→理由→经过整理。

以 5W2H 抓住要点。

尤其应强调的要点或例外事项，以红色划底线。

以项目列出方式写出。

● 建立报告的结构、制度

在日常活动中，建立成长愉悦，不得不实行的报告制度。

每天的朝会、终会做「 3 分钟报告」。

在企业内会议、接洽会中，自动的做报告。

将业务日报、行动日报等，作为制度运用。

● 抓住报告的要点

报告之中必有重点。

做适切报告的前提，就是目的是什么、问题是什么、什么最重要，即目的意识、问题意识、价值意识。

要考虑目的是什么、预测问题是什么与决定优先级。

● 做而不管是不行的，必须有个结尾

说而不管或做而不管是不行的，必须将结果明确。

确认报告与联络的结果好坏，是听取结果。